Minska utsläppen genom distansarbete

Handlingsguide

Minska utsläppen genom distansarbete

I samarbete med

Inledning

Distansarbete har blivit en central del av många små och medelstora företags verksamhet, oavsett om det införts nyligen eller funnits i flera år. Även om det har potential att avsevärt minska utsläppen från pendling och energianvändning på kontoret, är miljöpåverkan av distansarbete inte automatiskt noll. Uppvärmning av bostäder, luftkonditionering och elförbrukning för kontorsutrustning bidrar alla till ett små- och medelstort företags koldioxidutsläpp^[1].

Denna guide beskriver praktiska åtgärder som små och medelstora företag kan vidta för att maximera klimatfördelarna med distansarbete. Den behandlar hur företag kan stödja koldioxidsnålt hemarbete och de viktigaste åtgärderna som anställda kan vidta. Båda är avgörande för att säkerställa meningsfulla utsläppsminskningar, oavsett om ditt team arbetar helt på distans eller i en hybridmodell.

Varför distansarbete är viktigt för klimatåtgärder

Minskade transportutsläpp: För många innebär färre dagliga pendlingar minskad trängsel, bränsleförbrukning och utsläpp. ^[2]
Minskad energiförbrukning på kontoret: Mindre uppvärmning, kylning och belysning i kontorsbyggnader sänker utsläppen när utrymmet optimeras i takt med att fler arbetar på distans.
Minskat avfall: Anställda kan använda mindre papper och andra kontorsförbrukningsvaror när de arbetar på distans.
Kostnadsbesparingar: Att minska kontorsytan och förbrukningen av el, vatten och värme ger direkta utgiftsminskningar.

Viktiga åtgärder för företag

Genom att ge medarbetarna möjlighet att arbeta på distans lägger företagen grunden för att de ska kunna minska sina utsläpp. Här är några av de viktigaste åtgärderna som företag kan vidta.

1. Genomför en undersökning om distansarbete

Att förstå medarbetarnas nuvarande mönster och hinder när det gäller distansarbete hjälper till att identifiera de största möjligheterna till utsläppsminskningar.

Vad det innebär: Skicka ut en kort enkät där du frågar om hur människor pendlar och hur ofta de arbetar på distans. Inkludera frågor om hur de redan sparar energi hemma och vilka hinder som finns för att göra mer, samt om de är intresserade av stöd för hållbarhet. Du kan också fråga om de skulle vara villiga att byta till leverantörer av förnybar energi om företaget erbjöd vägledning eller grupprabatter. Detta ger användbar information för din strategi att minska utsläppen från distansarbete.

2. Öka medvetenheten om hållbar energianvändning i hemmet

Distansarbete kan flytta energianvändningen från kontoret till hemmet, så energieffektivitet i hemmet är viktigt.

Beskriv fördelarna för medarbetarna med att spara energi hemma. Börja med att beskriva de viktigaste fördelarna, särskilt lägre energiräkningar. Denna personliga ekonomiska fördel motiverar ofta till handling mer än miljöfrågorna i sig.
Tillhandahåll en tydlig checklista med snabba åtgärder som medarbetarna kan vidta, som täcker allt från att stänga av enheter till att bli papperslösa hemma. Avsnittet om medarbetaråtgärder nedan ger dig en färdig lista att dela.
Uppmuntra medarbetarna att byta till leverantörer av förnybar energi där det är möjligt.
Lägg särskild vikt vid uppvärmning och kylning, eftersom dessa normalt är de två största bidragande faktorerna till utsläppen från hemarbete beroende på var medarbetarna bor. Dela med dig av praktiska guider om hur man optimerar användningen av uppvärmning och kylning. Till exempel att sänka termostaten på vintern när det är kallt och höja den på sommaren när det är varmt. Att tidsinställa uppvärmningen så att rummen värms upp strax innan arbetsdagen börjar fungerar också bra.
Förklara varför det är viktigt för företaget att minska utsläppen från hemarbete. Människor känner att deras handlingar betyder mer när de är en del av en större plan.
Ge små incitament (t.ex. omnämnanden vid teammöten) till anställda som visar innovativa koldioxidsnåla vanor hemma. Det uppmuntrar andra samtidigt som det ger erkännande till dem som agerar.

Denna information kan förmedlas i ett regelbundet e-postmeddelande eller genom ett kort ”lunch-och-lär”-evenemang för att få alla med på tåget.

3. Hjälp anställda att minska sitt digitala koldioxidavtryck hemma

Det mest effektiva sättet för medarbetarna att minska sitt digitala fotavtryck är att förlänga enheternas livslängd. Ge vägledning om korrekt skötsel och underhåll så att enheterna håller längre, med grundläggande tips som regelbundna programuppdateringar, korrekta avstängningsrutiner och att hålla enheterna rena och väl ventilerade. Erbjud reparationsalternativ om möjligt, och när en enhet verkligen behöver bytas ut, tillhandahåll tydliga återvinningsriktlinjer så att gammal utrustning kasseras på ett ansvarsfullt sätt istället för att hamna på soptippen.

Även om det har mindre inverkan än enhetens livslängd kan det också hjälpa att främja goda digitala vanor kring molnlagring och filhantering. Uppmuntra medarbetarna att regelbundet rensa upp i molnlagringen, radera onödiga filer och undvika att skicka onödigt stora e-postbilagor – använd istället länkar för delning i molnet. I takt med att AI-verktyg blir vanligare i företagen, främja en medveten användning genom att uppmuntra medarbetarna att utnyttja dem effektivt.

4. Optimera hybridarbetsscheman och kontorsutrymmen

Samordna dagarna på kontoret för att minimera energianvändningen i byggnaden. Uppmuntra teamen att samordna sina dagar på kontoret så att ni kan utnyttja uppvärmning, kylning och belysning fullt ut på vissa dagar, samtidigt som ni eventuellt stänger av eller minskar energianvändningen på lugnare dagar. Denna metod fungerar särskilt bra för mindre företag där ni kan samordna hela teamet.

Viktiga åtgärder för anställda

För att utsläppen ska kunna minskas krävs det att de anställda engagerar sig aktivt i distansarbetet. Företagen kan öka medvetenheten och informera, men det är de anställda som måste vidta åtgärder, och de uppskattar ofta en enkel checklista med åtgärder att bocka av. Dela denna checklista och lägg till egna idéer för att hjälpa de anställda att vidta omedelbara åtgärder.

Värm eller kyla endast de rum du behöver
Stäng av stationära och bärbara datorer när du är klar med arbetet
Släck lamporna i rum du inte använder
Bär kläder som sparar energi (t.ex. vintertröja, sommarshorts)
Stäng av enheter som står inaktiva större delen av tiden, såsom skrivare
Byt till förnybar energi
Sänk värmen med 1 °C eller höj luftkonditioneringen med 1 °C. Om det känns behagligt, låt det vara så
För att spara på luftkonditioneringen, vädra rummet när det är svalt ute och dra för persiennerna när det är varmt
Gå över till papperslöst

Dessa enkla förändringar bidrar till betydande utsläppsminskningar och lägre energiräkningar.

Kostnadseffekter

Att övergå till eller förbättra distansarbetet kan leda till kostnadsbesparingar, men kan också medföra nya utgifter:

Möjliga besparingar

Minskade kontorshyror eller möjligheten att flytta till mindre lokaler eller använda mer prisvärda kontorshotell.
Lägre kostnader för både företaget och de anställda (uppvärmning, kylning, el).

Potentiella kostnader

Tillhandahållande eller subventionering av energieffektiv utrustning (t.ex. bärbara datorer, kontorsmöbler).
Tillhandahållande av IT-infrastruktur och verktyg för cybersäkerhet för fjärråtkomst.

Sammanfattning

Distansarbete förflyttar energianvändningen från arbetsplatsen till hemmet^[3]. En kombination av de åtgärder som företaget och de anställda kan vidta enligt denna guide kan dock minska utsläppen och samtidigt spara kostnader genom minskad kontorsyta, lägre kostnader för el, vatten och värme samt utrustning med längre livslängd. Ännu bättre är att många av åtgärderna i denna guide kan påbörjas redan idag.

^[1] I GHG Protocol kan distansarbete räknas in i utsläpp av typ 3, kategori 7, tillsammans med anställdas pendling

^[2] Personer som pendlar längre sträckor med bil har den största potentialen att minska utsläppen. Anställda som pendlar korta sträckor med kollektivtrafik kan ha lägre utsläpp vid pendling jämfört med distansarbete. Detta understryker vikten av att genomföra enkla undersökningar för att få kunskap om pendlings- och distansarbetsmönster.

^[3] En helt distansarbetande kan bidra med cirka 650 kg koldioxidutsläpp till företagets klimatavtryck. Beräkningar baserade på utsläppsfaktorer från DESNZ i Storbritannien.

DOWNLOAD AS A PDF